ΙΚΑ: Διευκρινίσεις για την εφαρμογή του προγράμματος Αυτοματοποιημένης Διαχείρισης Συνταγών

Με το υπ’ αριθμ. Γ 55/744 (15/03/2010) έγγραφό του το ΙΚΑ παρέχει διευκρινίσεις σχετικά με την εφαρμογή του πιλοτικού προγράμματος Αυτοματοποιημένης Διαχείρισης Συνταγών ΙΚΑ-ΕΤΑΜ:

«Κατόπιν ερωτημάτων που υπεβλήθησαν στην Υπηρεσία μας σχετικά με την εφαρμογή του προγράμματος Αυτοματοποιημένης Διαχείρισης Συνταγών ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και αναφορικά με τα προβλήματα που διαπιστώθηκαν στη συμπλήρωση και εκτέλεση των νέων εντύπων συνταγών:

Α. Από τη Διοίκηση του Ιδρύματος δημιουργήθηκε τηλεφωνικό κέντρο εξυπηρέτησης στο οποίο μπορούν να απευθύνονται όσοι ζητούν πληροφορίες σχετικά με τη συνταγογράφηση στα νέα συνταγολόγια ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Τα τηλέφωνα επικοινωνίας είναι: 210-3891604, 210-3891605 και αριθμός fax 2103891153, δ/νση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου dieffarm@otenet.gr

Β. Επιπλέον με το παρόν διευκρινίζουμε:

1) Σε περίπτωση λανθασμένης σήμανσης πεδίου ποσότητας, συμμετοχής κ.λ.π ή λανθασμένης αναγραφής κάποιου σκευάσματος, οδηγίας λήψης, περιεκτικότητας και απαιτείται διόρθωση:

Στις περιπτώσεις αυτές θα πρέπει οι ιατροί:

α) να εκδίδουν νέα συνταγή διαγράφοντας τη λανθασμένη συνταγή και επισυνάπτοντάς τη λανθασμένη στο στέλεχος, είτε

β) να διορθώνουν το λάθος, θέτοντας στην πίσω όψη της συνταγής επιβεβαιωτική σφραγίδα και υπογραφή, αναφέροντας το πεδίο στο οποίο αφορά η διόρθωση.

2) Χρήση διορθωτικού υγρού επί των συνταγών:

Στην περίπτωση που γίνει διόρθωση στα πεδία των συνταγών που αφορούν στη συνταγογράφηση και στις οδηγίες λήψεως του φαρμάκου εκ μέρους του ιατρού θα πρέπει να υπάρχει υπογραφή και σφραγίδα του ιατρού στην πίσω όψη της συνταγής, χωρίς να επικαλύπτει άλλα πεδία. Στις ποσότητες, συμμετοχές επιτρέπεται η χρησιμοποίηση διορθωτικού υγρού για τη διόρθωση τυχόν λαθών αφού ο ιατρός στην πίσω όψη της συνταγής, θέτοντας επιβεβαιωτική σφραγίδα και υπογραφή, επιβεβαιώσει τον ορθό αριθμό που αφορά στο συγκεκριμένο πεδίο το οποίο φέρει διόρθωση.

3) Yποχρέωση αναγραφής δοσολογικού σχήματος επί των συνταγών:

Σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία αποτελεί υποχρέωση των ιατρών να συμπληρώνουν ευανάγνωστα και με ακρίβεια όλα τα στοιχεία επί του εντύπου της συνταγής κατά συνέπεια και τη δοσολογία. Υπενθυμίζουμε ότι για ένα (1) ή δύο (2) κυτία δεν απαιτείται δοσολογία προκειμένου να εκτελεστεί η συνταγή. Για τρία (3) ή περισσότερα απαιτείται δοσολογία στις συνταγές του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ προκειμένου να εκτελεστεί (σχ. επισυνάπτεται το υπ. αρ. Γ55/685/19-2-2009 Γεν. Έγγραφο).

4) Yποχρέωση συμπλήρωσης των πεδίων που αφορούν στον α) ΑΜΚΑ ιατρού, β) ΑΜΚΑ φαρμακοποιού και γ) ασφαλισμένου:

α) Η συμπλήρωση του ΑΜΚΑ ιατρού και φαρμακοποιού επί των συνταγών προβλέπεται από Υπουργική Απόφαση, ωστόσο η μη αναγραφή τους δεν αποτελεί λόγο μη εξόφλησης της συνταγής στον φαρμακοποιό.

β) Οι φαρμακοποιοί θα πρέπει υποχρεωτικά να αναγράφουν τον ΑΜΚΑ τους στη συγκεντρωτική κατάσταση λογαριασμού ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που αφορά στο φαρμακείο τους.

γ) Δεδομένου ότι δεν έχει αποδοθεί ΑΜΚΑ στο σύνολο των ασφαλισμένων υπενθυμίζουμε ότι σε κάθε περίπτωση επί της συνταγής θα πρέπει να είναι συμπληρωμένος ο Αριθμός Μητρώου Ασφαλισμένου. Εφόσον ο ασφαλισμένος έχει ΑΜΚΑ, θα αναγράφεται.

5) Tρόπος σήμανσης επί της συνταγής των δικαιούχων ΕΚΑΣ:

Στις περιπτώσεις ασφαλισμένων που δικαιούνται ΕΚΑΣ η ορθή συμπλήρωση συνταγής απαιτεί τόσο τη σχετική σήμανση στο πεδίο της που αναγράφεται ο δικαιούχος ΕΚΑΣ όσο και στο σχετικό πεδίο του ποσοστού συμμετοχής (10%). Ωστόσο το σύστημα είναι σε θέση να λάβει την απαραίτητη πληροφορία με τη συμπλήρωση και μόνο του πεδίου ΕΚΑΣ. Στο συγκεκριμένο πεδίο εφιστούμε την προσοχή των συνταγογράφων ιατρών να θέτουν μόνο την υπογραφή τους. Δεν θα τίθεται σφραγίδα στο συγκεκριμένο πεδίο. Επισημαίνουμε όμως ότι στις περιπτώσεις χορήγησης με την ίδια συνταγή, σε δικαιούχους ΕΚΑΣ, φαρμάκων και αναλωσίμων, θα πρέπει να συμπληρώνονται και τα πεδία συμμετοχών δεδομένου ότι η χορήγηση αναλωσίμων σε δικαιούχους ΕΚΑΣ γίνεται με ποσοστό συμμετοχής 25%. Σε περίπτωση λάθους η συνταγή θα διορθώνεται.

6) Υποχρέωση συμπλήρωσης πεδίου συμμετοχής στις συνταγές στις οποίες όλα τα σκευάσματα χορηγούνται με συμμετοχή 25% του ασφαλισμένου:

Είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση των πεδίων της συμμετοχής ακόμα και όταν όλα τα αναγραφόμενα σκευάσματα που αναγράφονται στη συνταγή αφορούν συμμετοχή 25%, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι δεν θα υπάρξει παρέμβαση επί των οδηγιών σε δεύτερο χρόνο.

7) Mη ευανάγνωστες συνταγές των οποίων τα πεδία δεν έχουν συμπληρωθεί με ευκρίνεια:

Εφιστούμε την προσοχή των συνταγογράφων ιατρών, κατά τη συμπλήρωση των διαφόρων πεδίων επί του εντύπου να χρησιμοποιούν τα αντίστοιχα πεδία και να μην επικαλύπτουν τις πληροφορίες που υπάρχουν σε άλλα πεδία.

8) Συνταγογράφηση γαληνικών σκευασμάτων:

Στις συνταγές που περιέχουν γαληνικό σκεύασμα είναι επιθυμητή η συνταγογράφησή του ως μοναδικό φάρμακο στη συνταγή. Ωστόσο δίνεται η δυνατότητα να συνταγογραφηθεί και επιπλέον σκεύασμα εφόσον δεν εμποδίζεται η αναγνωσιμότητα και η ευκρίνεια της συνταγής. Σε κάθε περίπτωση θα συμπληρώνεται το αντίστοιχο πεδίο (ΓΑΛΗΝΙΚΟ ΣΚΕΥΑΣΜΑ) στην οπίσθια όψη της συνταγής.

9) Τρόπος αναγραφής ποσότητας των συνταγογραφούμενων γαληνικών σκευασμάτων:

Στην περίπτωση συνταγογράφησης γαληνικών σκευασμάτων οι πληροφορίες που αφορούν τα συστατικά (ποσότητες κ.λ.π) θα αναγράφονται στην περιγραφή, ενώ στο πεδίο της ποσότητας θα συμπληρώνεται ο αριθμός των εμβαλαγγίων γαληνικού σκευάσματος που προκύπτουν. Παράδειγμα: για κυστίνες 90caps θα αναγράφεται η ποσότητα 90 στο πεδίο των οδηγιών και στο πεδίο της ποσότητας θα συμπληρώνεται 1.

10) Συμπλήρωση πεδίων Ι. και ΙΙ. στην οπίσθια όψη της συνταγής:

Οι ιατροί έως ότου δοθούν περαιτέρω οδηγίες δεν θα συμπληρώνουν τα πεδία Ι. και ΙΙ. (πεδία τα οποία προορίζονται για την επικόλληση των ταινιών ταυτοποίησης των ιατρών στα Ατομικά Συνταγολόγια των ασφαλισμένων).

11) Kοστολόγηση των γαληνικών σκευασμάτων στην πίσω όψη της συνταγής:

Δεν απαιτείται αναλυτική κοστολόγηση των γαληνικών σκευασμάτων στην πίσω όψη της συνταγής.

12) Χορήγηση αναλώσιμου υγειονομικού υλικού που κυκλοφορεί σε περισσότερες της μίας συσκευασίας:

Στις περιπτώσεις χορήγησης αναλώσιμου υγειονομικού υλικού το οποίο κυκλοφορεί σε διάφορες συσκευασίες (π.χ 1ΒT το οποίο μπορεί να περιέχει 50 ή 100 ταινίες μέτρησης σακχάρου) στο πεδίο της ποσότητας θα αναγράφεται ο αριθμός των συσκευασιών που χορηγούνται (1ΒΤ στην συγκεκριμένη περίπτωση) και στο πεδίο της περιγραφής του υλικού θα αναγράφεται η συσκευασία η οποία πρέπει να χορηγηθεί (π.χ 50 ταινίες).

13) Χορήγηση σκευασμάτων των οποίων οι συσκευασίες φέρουν περισσότερες της μίας ταινίες γνησιότητας ανά συσκευασία:

Στην περίπτωση συσκευασιών ιδιοσκευασμάτων που φέρουν περισσότερες της μίας ταινίες γνησιότητας ανά συσκευασία (π.χ φυσιολογικοί οροί που περιέχουν 50 δόσεις και φέρουν 5 ταινίες γνησιότητας δηλαδή αντιστοιχεί μία ταινία γνησιότητας ανά 10 δόσεις) στο πεδίο της ποσότητας θα αναγράφεται ο αριθμός των δόσεων. Έτσι στην περίπτωση π.χ χορήγησης 40 δόσεων φυσιολογικού ορού στο πεδίο της ποσότητας θα συμπληρώνεται ο αριθμός 40 και θα επικολλώνται 4 ταινίες γνησιότητας.

14) Χορήγηση σκευασμάτων τα οποία κυκλοφορούν σε περισσότερες της μίας συσκευασίες:

Στην περίπτωση ίδιου φαρμακευτικού σκευάσματος που κυκλοφορεί σε περισσότερες της μίας συσκευασίες (π.χ INNOHEP syr 2 X 0.45 X 4500IU και INNOHEP syr. 10 X 0.45 X 4500IU) στο πεδίο της ποσότητας θα συμπληρώνεται ο αριθμός των εμβαλλαγίων που συνταγογραφούνται και στην οδηγία χορήγησης του φαρμάκου θα αναγράφεται η περιεκτικότητα της συσκευασίας η οποία πρέπει να χορηγηθεί. Παράδειγμα συνταγογράφησης 2 εμβαλλαγγίων INNOHEP syr. 10 X 0.45 X 4500IU: στο πεδίο των οδηγιών θα αναγράφεται η οδηγία ΙΝΝΟΗΕP 10amp/0.45X4500IU BT (δύο) για 20 τεμάχια και στο πεδίο της ποσότητας θα επιλέγεται το πεδίο 2.

15) Σήμανση της μερικής εκτέλεσης συνταγών:

Κατά την μερική εκτέλεση συνταγών τα στοιχεία μερικής εκτέλεσης όπως αυτά προβλέπονται από το Π.Δ 121/08 θα συμπληρώνονται από τον φαρμακοποιό στα κενά πεδία που προορίζονται για την επικόλληση των ταινιών γνησιότητας, στην οπίσθια όψη του εντύπου της συνταγής. Παράδειγμα περίπτωσης που ο ιατρός συνταγογραφεί 2 εμβαλλάγια σκευάσματος και ο φαρμακοποιός χορηγεί 1 εμβαλλάγιο. Ο φαρμακοποιός επικολλά μια ταινία γνησιότητας και κοστολογεί 1 εμβαλλάγιο ενώ συμπληρώνει στην οπίσθια όψη της συνταγής στο πεδίο της ποσότητας τον αριθμό 1. Αν δεν δώσει κανένα εμβαλλάγιο δεν σημειώνει τίποτα και δεν κοστολογεί τίποτα.

16) Συμπλήρωση από τα ΚΥ και τα ΠΙ του πεδίου της συνταγής που αφορά στον ΚΩΔΙΚΟ ΜΟΝΑΔΟΣ:

Δεν είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση του πεδίου ΚΩΔ. ΜΟΝΑΔΟΣ από τους ιατρούς των Κ.Υ, των Π.Ι θα πρέπει ωστόσο να συμπληρώνουν το πεδίο ΕΚΔΙΔΕΤΑΙ ΑΠΟ και να θέτουν τη στρογγυλή σφραγίδα του ΚΥ ή του ΠΙ άνω αριστερά στη συνταγή προσέχοντας ώστε αυτή να μην επικαλύπτει τον γραμμωτό κώδικα της συνταγής.

17) Χρήση σφραγίδας ή εκτυπωτή για την συμπλήρωση του ΑΜΚΑ φαρμακοποιού στο πεδίο ΚΩΔ. ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΟΥ:

Η συμπλήρωση του ΑΜΚΑ φαρμακοποιού επί της συνταγής μπορεί να γίνει με τη χρήση σφραγίδας ή εκτυπωτή.

18) Συμπλήρωση πεδίου ΚΩΔ. ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΟΥ στις περιπτώσεις συστεγασμένων ή κληρονομικών φαρμακείων:

Στις περιπτώσεις συστεγασμένων φαρμακείων αρκεί να συμπληρώνεται με τον ΑΜΚΑ ενός εκ των εταίρων του φαρμακείου ενώ στις περιπτώσεις κληρονομικών φαρμακείων δεν θα συμπληρώνεται (σχετικό το σημείο 4).

19) Υποχρέωση αναγραφής στις σφραγίδες των ιατρών ΚΥ ή ΠΙ του αριθμού μητρώου ΤΣΑΥ:

Στην περίπτωση συνταγών που εκδίδονται από ιατρούς ΚΥ ή ΠΙ των οποίων οι σφραγίδες δεν φέρουν τον αριθμό μητρώου ΤΣΑΥ τους, δεν απαιτείται η χειρόγραφη συμπλήρωσή του, καθώς αυτός καταχωρείται στο σύστημα κατά τη χρέωση των συνταγολογίων και μπορεί να αναζητηθεί.

20) Υποχρέωση αναγραφής και ολογράφως από τον ιατρό της ποσότητας των φαρμάκων που συνταγογραφούνται:

Οι ιατροί θα πρέπει να αναγράφουν στο πεδίο των οδηγιών και ολογράφως την ποσότητα των φαρμάκων που συνταγογραφούνται.

21) Έκδοση επαναλαμβανόμενων συνταγών:

Οι επαναλαμβανόμενες συνταγές θα εκδίδονται κατά τον ίδιο τρόπο που εκδίδοντο και οι παλαιού τύπου συνταγές (συνταγογράφηση σε ΤΡΙΑ συνεχόμενα φύλλα του συνταγολογίου) και θα συμπληρώνεται το πεδίο που αναφέρεται στην εκάστοτε εκτέλεση (π.χ 2η) καθώς και το πεδίο «κάθε ημέρες».

22) Χρήση καρμπόν κατά την έκδοση επαναλαμβανόμενων συνταγών:

Σύμφωνα με το υπ. αρ. Γ55/306/10-5-2000 έγγραφό μας επιτρέπεται η χρήση καρμπόν κατά την έκδοση επαναλαμβανόμενων συνταγών ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με προϋπόθεση την ευκρίνεια της αναγραφής των φαρμάκων στο 2ο και 3ο φύλλο της επαναλαμβανόμενης συνταγής. Ο ιατρός που εκδίδει την συνταγή έχει την ευθύνη για την ευκρίνεια της αναγραφής των στοιχείων επ’ αυτής.

23) Eπικόλληση μη αυτοκόλλητων ταινιών γνησιότητας (π.χ αναλωσίμων):

Στις περιπτώσεις που δεν είναι δυνατή η επικόλληση των ταινιών γνησιότητας αυτές θα μπορούν να επικολλώνται με χρήση cellotape.

24) Αναγραφή ενδείξεων «ΕΠΕΙΓΟΝ» και «ΣΤΕΡΟΥΜΕΘΑ», όταν αυτές απαιτούνται:

Οι ενδείξεις «ΕΠΕΙΓΟΝ» και «ΣΤΕΡΟΥΜΕΘΑ» θα συμπληρώνονται από τον ιατρό ή τον υπάλληλο του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ αντίστοιχα στο πεδίο των οδηγιών, στην εμπρόσθια όψη της συνταγής. Στην περίπτωση του «ΣΤΕΡΟΥΜΕΘΑ» ο υπάλληλος του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ θα θέτει επιβεβαιωτική σφραγίδα στο πεδίο που αναγράφεται το φάρμακο προσέχοντας να μην επικαλύπτονται τα υπόλοιπα πεδία της συνταγής.

25) Συνταγές παλαιού τύπου:

Οι φαρμακοποιοί θα μπορούν να εκτελούν επαναλαμβανόμενες συνταγές (δηλ. 2η και 3η εκτέλεση) παλαιού τύπου μέχρι και τις 30 Ιουνίου. Τυχόν επαναλαμβανόμενες συνταγές που θα εκτελεστούν πέραν της συγκεκριμένης ημερομηνίας δεν θα εξοφλούνται.

26) Επισύναψη στις συνταγές τυχόν απαιτούμενων συνοδευτικών εντύπων:

Η επισύναψη τυχόν συνοδευτικών εντύπων θα γίνεται αποκλειστικά με τη χρήση συνδετήρων. Απαγορεύεται η χρήση συρραπτικών.

27) Υπογραφές και σφραγίδες ιατρών:

Οι ιατροί θα θέτουν την υπογραφή και την σφραγίδα τους μόνο στο κάτω αριστερό τμήμα της συνταγής που αφορά την έκδοσή της χωρίς να επικαλύπτουν άλλα στοιχεία της συνταγής. Μόνο στις περιπτώσεις συνταγών που αφορούν ασφαλισμένους δικαιούχους ΕΚΑΣ, ή μειωμένης συμμετοχής 0% ή 10% θα υπογράφουν χωρίς να σφραγίζουν και στο αντίστοιχο πλαίσιο που υπάρχει εντός της οδηγίας για τη λήψη του φαρμάκου προς επιβεβαίωση της μειωμένης συμμετοχής.

28) Xώρος για την επικόλληση επιπλέον ταινιών γνησιότητας επί των συνταγών:

Έως ότου διατεθούν τα ειδικά μπλοκ για την επικόλληση ταινιών γνησιότητας, οι φαρμακοποιοί θα επικολλούν σε ξεχωριστό φύλλο χαρτιού τις επιπλέον ταινίες γνησιότητας, θέτοντας σε αυτό την σφραγίδα και την υπογραφή τους και αναγράφοντας τον αριθμό της συνταγής στον οποίο αντιστοιχούν οι εν λόγω ταινίες γνησιότητας. Εν συνεχεία θα το επισυνάπτουν (να μην χρησιμοποιούνται συρραπτικά) στην αντίστοιχη συνταγή. Δεδομένου ότι στην οπίσθια όψη της συνταγής υπάρχει χώρος για την επικόλληση 4 ταινιών γνησιότητας για κάθε φάρμακο, στις περιπτώσεις που χρειάζεται να επικολληθούν περισσότερες των τεσσάρων, θα επικολλώνται σε ξεχωριστό φύλλο, σύμφωνα με τη διαδικασία που αναφέρθηκε ανωτέρω, και δεν θα χρησιμοποιούνται τυχόν κενές θέσεις της συνταγής που προορίζονται για την επικόλληση ταινιών γνησιότητας του 2ου ή του 3ου φαρμάκου.

29) Συμπλήρωση πεδίων στην οπίσθια όψη της συνταγής:

Οι φαρμακοποιοί οφείλουν να συμπληρώνουν τα πεδία που αφορούν στην συμμετοχή του ασφαλισμένου, και την χορηγούμενη ποσότητα στην οπίσθια όψη της συνταγής.

30) Δυνατότητα έκδοσης δίμηνων συνταγών από ιατρούς ΚΥ ή ΠΙ:

Υπενθυμίζουμε ότι σύμφωνα με το Π.Δ 121/08 δυνατότητα έκδοσης δίμηνων συνταγών έχουν μόνο οι ιατροί του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

31) Περίπτωση συνταγής στην οποία αναγράφεται σκεύασμα που κυκλοφορεί με δύο διαφορετικές λιανικές τιμές:

Ο φαρμακοποιός συμπληρώνει το άθροισμα των δύο τιμών στο πεδίο της συνταγής «Σύνολο».

Διευκρινίζεται ότι ο φαρμακοποιός έχει την ευθύνη της ορθής συμπλήρωσης του εμπρός μέρους της συνταγής του πεδίου «ΣΥΜΠΛΗΡΩΝΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΦΑΡΜΑΚΟΠΟΙΟ» και του πίσω μέρους της συνταγής (κουπόνια, σφραγίδες κ.λ.π). Η συμπλήρωση των υπόλοιπων πεδίων της συνταγής (στοιχεία ιατρού, στοιχεία ασφαλισμένου, ΕΚΑΣ, συμμετοχές, συνταγογραφία, διορθώσεις στην πίσω όψη της συνταγής όπως αναφέρθηκε στα σημεία 1 και 2) είναι ευθύνη ιατρού.

Ενημερώνουμε επίσης ότι αφού το νέο σύστημα λειτουργήσει για ένα μήνα, το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, σε συνεννόηση με τον Πανελλήνιο Φαρμακευτικό Σύλλογο και τους φαρμακευτικούς Συλλόγους, θα εκδώσει περαιτέρω διευκρινίσεις.

Αντίγραφο της επιστολής του Διοικητή του Ιδρύματος (αρ. πρωτ. 851/15-3-2010) την οποία σας κοινοποιούμε καθώς και αντίγραφο του παρόντος εγγράφου θα δοθεί από τα αρμόδια Υποκαταστήματα στους συνεργαζόμενους φαρμακοποιούς κατά την κατάθεση των λογαριασμών τους μηνός Μαρτίου που θα γίνει τις πέντε πρώτες εργάσιμες μέρες μηνός Απριλίου».